コラム2013年02月『100分割は悲鳴を超えて』

医事課の主な業務として「カルテの管理」があります。患者様の診療情報を大切に、かつ機能的に管理することは、単に診療情報という資産の保全にとどまらず、業務効率を改善する上でも非常に重要なことです。

これまで当病院では、外来カルテを「五十音順」に並べて格納していました。「五十音順」に並べるメリットとしては、誰にでも馴染みやすく、また、大まかにどこに格納されているのか分かりやすいといった点があります。しかしながら一方で、以下のようなデメリットもあります。

1. 該当する苗字の多い「か」「さ」などは対象者が多く探しにくい。
2. 同姓同名のカルテを取り違えるリスクがある。
3. 苗字の読み間違いにより該当カルテを探せない（時間がかかる）場合がある。

そもそも「五十音順」に区分けすると言っても、上記のように対象者の多い五十音もあれば、「を」など対象者が存在しない五十音もあり、実際には50分割以下の効果しか得られません。

開院から8ヶ月・・。その間の来院者増加に伴い、上記のデメリットを感じる機会が多くなってきたことから、カルテの整理方法変更を試みることにしました。

整理前のカルテ棚：上4段に五十音順にカルテを格納していました。また、下2段に「職員」「施設」分のカルテを格納していました。開院後のカルテが全て格納されているため、ぎっしり詰まっています。

選んだ方法は、「ターミナルデジット※」と言われる方法です。方々から情報を集めたところ、見栄えが良く、検索しやすいことから欧米では主流となっているのだとか・・（背伸びしすぎでしょうか・・）。
※ターミナルデジット方式：すべてのカルテを下２桁（00~99）のカラーナンバーにより100に分割し管理する方式

日々の空き時間を利用して準備開始です。

準備に時間がかかるので、その間は使用頻度の低いカルテを右の棚に移し、少しでも目的のカルテを検索しやすいようにしました。結果として5分の1程度のカルテを右の棚1〜2段目に移動しました。真ん中は・・汚いのでぼかしを入れさせていただいております。

各社からターミナルデジット用のシールやタグが販売されています。上記タグに上3桁を手書き（当院のIDは5桁）し、全てのカルテに挿入します。開院直後とはいえ2,000枚近いカルテがあり、この作業に2ヶ月近くを要しました。

タグ付け終了後、並べ替えの作業開始です。この間、カルテは五十音順でもID順でもなくなるので、来院者のない時間帯に一気に行います。左の棚の上は・・汚いのでぼかしを入れさせていただきました。

移動作業中です。徐々に同じ色のカルテが集まってきました。

移動完了です。併せて今まで横置きだったのを縦置きに変更しました。左の棚には大分余裕ができました。見栄えは・・どうでしょう？

カルテ棚は横置き用で奥行きが深いので・・BOXティッシュに活躍してもらいました。

そして、準備万端とはいきませんでしたが2月から運用を開始しました。「訪問診療」「デイケア」などまとめて使用する機会の多いカルテについては別に格納して！という悲鳴も医事課内ではあがりましたが・・。とりあえずは画一的なルールにしました。

カルテを下2桁のID番号で100分割するこの方法は、悲鳴を超えて機能することができるのでしょうか・・？乞うご期待！

（文・写真　医事課）

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